Financieel & administratief medewerker

Onder leiding van de afdeling Financiën en Administratie ben je verantwoordelijk voor de openbare aanbestedingen voor werken, leveringen en diensten van de organisatie en voor de administratieve opvolging van externe dienstverleners, met name wat het gebouw betreft.

FUNCTIEBESCHRIJVING

• Deelnemen aan het ontwerp, de gunning en het toezicht op de uitvoering van de openbare aanbestedingen van de organisatie waardoor interne medewerkers tegen de beste voorwaarden goederen, diensten en/of werken kunnen inkopen, overeenkomstig de geldende wetgeving en volgens strikt omschreven interne procedures.
• Deelnemen aan de opstelling, in samenwerking met interne medewerkers, van schriftelijke documenten (bestekken, onderbouwde besluiten en opdrachten) die rechtsgevolgen hebben, teneinde de gunning van openbare aanbestedingen veilig te stellen en de risico’s op beroep tot een minimum te beperken.
• Samenwerken met interne medewerkers bij de planning van openbare aanbestedingen en bij het bepalen van het geschikte type procedure om te zorgen voor een optimale gunning van openbare aanbestedingen voor leveringen, diensten en/of werken.
• Beschikken over juridische expertise op het gebied van openbare aanbestedingen bij de definitie (doel, duur, toepassingsgebied en structurering).
• Deelnemen aan het aanbestedingsproces en mededingingsactiviteiten door op te treden als tussenpersoon tussen de aanbestedende dienst en potentiële inschrijvers, teneinde te zorgen voor een vlot verloop van het overleg overeenkomstig de geldende reglementering.
• Zorgen voor de administratieve opvolging van de gegunde aanbestedingen en controles uitvoeren om ervoor te zorgen dat de aanbestedingen correct worden uitgevoerd en dat de ontvangen leveringen, geleverde diensten en/of uitgevoerde werken beantwoorden aan de vraag.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor de verschillende vragen en problemen waarmee interne en externe medewerkers dagelijks worden geconfronteerd en hen informeren over de aanbestedingsprocedures, teneinde de naleving van de wetgeving te waarborgen en hen een kwaliteitsvolle dienst aan te bieden.
• Kennis ontwikkelen en op de hoogte blijven van ontwikkelingen in de regelgeving en procedures inzake openbare aanbestedingen om relevante en actuele informatie te verstrekken aan interne klanten en hen doeltreffend te adviseren.
• Dagelijks opvolging van externe dienstverleners, met name wat IT en het gebouw betreft.
• Administratieve opvolging.

PROFIEL

• Je hebt een bachelordiploma.
• Je hebt een zeer goede kennis van openbare aanbestedingen.
• Nauwgezet en proactief, je kunt prioriteiten stellen, problemen oplossen en bent oplossingsgericht.
• Je hebt uitstekende schrijf-, denk- en presentatievaardigheden.
• Je moet zelfstandig kunnen werken en over goede relationele en organisatorische vaardigheden beschikken.
• Je bent nauwgezet, veelzijdig en kunt je goed aanpassen.
• Kennis van 3P-software is een pluspunt.
• Je sluit je aan bij de participatiecultuur van het bedrijf.
• Je hebt kennis van het Frans.
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office.

AANBOD

• Vast contract; voltijds (40 uur met één vrije compensatiedag per maand)
• Maaltijdcheques
• Hospitalisatieverzekering (na 6 maanden in dienst)
• Vervoer: gratis abonnement voor het MIVB-net/bijdrage in de vervoerskosten van de NMBS
• Evenwicht tussen werk en privé, één structurele telewerkdag
• Toepassing van barema 329.02

(Erkenning van beroepservaring mits overlegging van een bewijsstuk)

GEÏNTERESSEERD?

Stuur ons je sollicitatie uiterlijk: 31/10/2022

Per e-mail: recrutement@mad.brussels